Eine passende Ansicht erspart Sucharbeit. Modellpositionen, ausgewählte Bauteile und Schnitte helfen dem Empfänger, die Situation räumlich zu erfassen. Ein Screenshot kann den entscheidenden Zusammenhang hervorheben, sollte aber erkennen lassen, wo sich der Ausschnitt befindet. Die Beschreibung ergänzt, was das Bild allein nicht vermittelt: die betroffene Anforderung, den Planungsstand und die offene Frage. Für eine belastbare Bewertung braucht der Empfänger außerdem Zugang zu den zugehörigen Modellen.
BCF, das BIM Collaboration Format, unterstützt den Austausch solcher modellbezogenen Vorgänge. Dazu können unter anderem Ansichten, Bauteilbezüge, Kommentare, Zuständigkeiten und Statusangaben gehören. Der Austausch ist dateibasiert oder über angebundene Dienste möglich. So lässt sich ein Prüfpunkt zwischen geeigneten Anwendungen weitergeben, ohne den Zusammenhang jedes Mal neu aufzubauen. Welche Informationen im konkreten Zusammenspiel ankommen, sollte das Projektteam vorab testen.
Ein BCF-Ticket nimmt den Beteiligten jedoch keine fachliche Abstimmung ab. Wenn mehrere Lösungswege gegeneinander abzuwägen sind, bleibt ein Gespräch erforderlich. Der dokumentierte Vorgang liefert dafür eine gemeinsame Grundlage und hält anschließend das Ergebnis fest. Besprechungen lassen sich dadurch auf Punkte konzentrieren, bei denen tatsächlich eine Entscheidung fehlt. Bereits eindeutig zugewiesene Korrekturen können die Bearbeiter zwischen den Terminen erledigen. Zum besprochenen Punkt werden Entscheidung, Begründung, nächster Arbeitsschritt und gegebenenfalls Auswirkungen auf andere Beteiligte festgehalten.
Anschließend braucht es einen vereinbarten Weg zurück. „Im Modell geändert“ bedeutet zunächst, dass der Bearbeiter eine Maßnahme umgesetzt hat. Ob damit die ursprüngliche Anforderung erfüllt ist, muss anhand des aktualisierten Modellstands geprüft werden. Eine einfache Statusfolge kann zwischen offen, in Bearbeitung, zur Kontrolle und geschlossen unterscheiden. Auch bewusst akzeptierte Abweichungen benötigen eine dokumentierte Begründung. Sonst tauchen sie erneut auf oder werden später irrtümlich als übersehene Probleme behandelt. Die abschließende Kontrolle vor dem Schließen eines Vorgangs ist auch Bestandteil des von buildingSMART Deutschland beschriebenen BCF-Prozesses.
Ebenso klar müssen die Grenzen des Prüfauftrags sein. Wer führt Prüfungen durch, wer bewertet die Ergebnisse, wer darf Lösungen freigeben und wer schließt Vorgänge? Der BIM-Koordinator kann die Abstimmung organisieren; fachliche Entscheidungen müssen die dafür benannten Verantwortlichen treffen. Ein unauffälliger Prüflauf sagt zudem nur etwas über die untersuchten Inhalte, verfügbaren Daten und eingestellten Regeln aus. Er ist kein Nachweis einer insgesamt fehlerfreien Planung.
