Wie kleine Büros mit BIM sinnvoll beginnen

Mit einem klaren Ziel, einem passenden Pilotprojekt und wenigen verbindlichen Regeln wird der BIM-Einstieg zu einer bewältigbaren Entwicklung im Büroalltag.

Das nächste Projekt soll mit BIM bearbeitet werden. Im kleinen Architekturbüro ist der Entschluss zunächst schnell gefasst. Doch nach den ersten Recherchen stehen zahlreiche Fragen im Raum: Welche Software fehlt? Wer übernimmt die Koordination? Braucht es ein Handbuch? Und müssen künftig alle Fachplaner am gemeinsamen Modell arbeiten? Zwischen Abgabeterminen und Bauherrenbesprechungen entsteht der Eindruck, zusätzlich ein großes Organisationsprojekt stemmen zu müssen.

Diese Sorge hat einen realen Kern. Wenn wenige Mitarbeiter mehrere Rollen übernehmen, fehlt häufig die Kapazität für eine eigenständige Einführungsmannschaft. Schulungen, die Pflege einer Vorlage und neue Abstimmungen beanspruchen Zeit, die zunächst im Projektgeschäft fehlt. Wer BIM vor allem mit großen Bauvorhaben, umfangreichen Vorgaben und spezialisierten Teams verbindet, kann deshalb leicht zu dem Schluss kommen, das Thema passe nicht zum eigenen Büro.

Die entscheidende Frage lautet jedoch: Welcher erste Schritt ist unter den eigenen Bedingungen sinnvoll? Eine verbesserte Modellqualität oder eine nachvollziehbare Auswertung kann auch bei einem kleinen Bauvorhaben relevant sein. Dafür muss weder das gesamte Büro auf einmal umgestellt werden noch von Beginn an eine durchgängige Zusammenarbeit aller Disziplinen entstehen. Der Einstieg braucht einen begrenzten Umfang und die Bereitschaft, die gewählte Arbeitsweise verbindlich zu erproben. Auch der Implementierungsleitfaden der Bundesarchitektenkammer setzt bei einer Strategie an, die zur Größe des Büros passt.

Erst die eigene Arbeit verstehen, dann ein Ziel setzen

Bevor Sie neue Werkzeuge auswählen, lohnt ein Blick auf ein kürzlich bearbeitetes Projekt. Wo wurden Informationen mehrfach eingegeben? Welche Listen mussten nach Änderungen von Hand korrigiert werden? Wann entstanden Rückfragen, weil Mitarbeiter Bauteile unterschiedlich aufgebaut oder benannt hatten? Eine gemeinsame Durchsicht konkreter Beispiele zeigt meist genauer als eine allgemeine Wunschliste, wo ein sinnvoller Ansatzpunkt liegt. Auch im Interview mit BIM Deutschland empfehlen Vertreter der Planungspraxis, mit einer Bestandsaufnahme der vorhandenen Arbeitsweise zu beginnen.

Das Ergebnis sollte ein überprüfbares Ziel sein. „Wir wollen BIM einführen“ beschreibt eine Absicht, hilft aber bei Entscheidungen im Alltag wenig. Konkreter wäre: „Wir wollen die Türliste aus dem Modell ableiten und Änderungen daran nachvollziehbar prüfen.“ Damit wird erkennbar, welche Bauteilinformationen benötigt werden, wer sie pflegt und woran sich das Ergebnis beurteilen lässt. Andere Büros beginnen mit einheitlichen Modellierungsregeln oder einem verlässlich geprüften Datenaustausch.

Aus diesem Ziel ergibt sich der technische Bedarf. Prüfen Sie zunächst, was Ihre vorhandene Software bereits ermöglicht und welche Kenntnisse dafür fehlen. Zusätzliche Anwendungen oder eine neue Plattform sind dann sinnvoll, wenn sie eine konkrete Lücke schließen. Zur ersten Bestandsaufnahme gehören auch funktionierende Datensicherung, geordnete Ablagen und geeignete Zugriffsrechte. Eine vollständige Digitalisierung sämtlicher Büroabläufe ist für einen begrenzten Einstieg dagegen keine Voraussetzung.

Kleine Teams können Änderungen oft unmittelbar besprechen und Entscheidungen ohne mehrere Abstimmungsebenen treffen. Das erleichtert die Erprobung. Gleichzeitig kann schon der Ausfall eines Mitarbeiters den Fortschritt unterbrechen. Kurze Wege helfen daher vor allem dann, wenn Entscheidungen festgehalten werden und das Wissen für Kollegen zugänglich bleibt.

Ein Pilotprojekt wählen, das Lernen zulässt

Ein geeignetes Pilotprojekt ähnelt den Aufgaben, die Ihr Büro regelmäßig bearbeitet. Es hat einen überschaubaren Umfang, einen möglichst stabilen Bearbeiterkreis und einen Terminplan mit Raum für Rückfragen und Korrekturen. Das größte, ungewöhnlichste oder bereits unter Zeitdruck stehende Projekt ist dafür meist ungeeignet: Dort lässt sich schwer unterscheiden, ob Schwierigkeiten aus der neuen Arbeitsweise oder aus der besonderen Projektlage entstehen.

Auch ein kleines Projekt kann als Pilot zu anspruchsvoll sein, etwa bei vielen kurzfristigen Änderungen oder ungewöhnlich hohen Informationsanforderungen. Entscheidend ist deshalb die Kombination aus vertrauter Planungsaufgabe und begrenztem Lernziel. Im Beispiel der Türliste könnte der erste Test einen klar abgegrenzten Gebäudeteil umfassen. So wird die Verbindung zwischen Bauteil, Eigenschaft und Auswertung praktisch erprobt, ohne sofort sämtliche Listen und Bauteilarten neu zu organisieren.

Legen Sie vorab fest, welches Ergebnis bis zu welchem Zeitpunkt vorliegen soll. Ein erster Prüfpunkt könnte nach der Modellierung eines Geschosses liegen: Sind alle vorgesehenen Türen enthalten? Werden die vereinbarten Angaben richtig ausgegeben? Kann ein Kollege die Liste prüfen? Bei einem Austausch mit einem Fachplaner gehören zusätzlich der vereinbarte Modellinhalt und eine gemeinsame Kontrolle der übertragenen Daten dazu.

Für Vorbereitung, Schulung und Auswertung braucht es eingeplante Arbeitszeit sowie ein begrenztes Budget. Ein Pilot darf zunächst mehr Aufwand verursachen als die vertraute Bearbeitung. Wichtig ist, diesen Aufwand sichtbar zu halten und bei Überlastung den Umfang anzupassen. Vereinbarte Projektleistungen müssen dabei zuverlässig erbracht werden; der Lernversuch braucht einen entsprechend gewählten Rahmen.

Wenige Standards, die im Alltag tragen

Für den ersten Anwendungsfall benötigen Sie eine brauchbare Vorlagendatei, verständliche Modellierungsregeln, benannte Zuständigkeiten und passende Grundkenntnisse. Die Vorlage muss die gewählte Aufgabe unterstützen. Bei einer Türliste betrifft das beispielsweise geeignete Eigenschaften, nachvollziehbare Bezeichnungen und eine vorbereitete Auswertung. Eine umfangreiche Vorlage, deren Aufbau niemand im Büro versteht, erschwert dagegen die selbstständige Arbeit.

Vereinbaren Sie nur die Regeln, die für ein verlässliches Ergebnis erforderlich sind. Im Türbeispiel muss klar sein, wie Türen erfasst werden, welche Angaben verbindlich sind und wer fehlende Informationen ergänzt. Ebenso wichtig ist der Umgang mit offenen Entscheidungen: Noch nicht festgelegte Werte müssen erkennbar bleiben, statt durch vermeintlich plausible Einträge eine Sicherheit vorzutäuschen, die im Planungsstand nicht besteht.

Ein kurzes Arbeitsdokument mit erläuterten Beispielen kann dafür zunächst ausreichen. Es hält fest, was vereinbart wurde, und wird während des Piloten ergänzt. Ein umfangreiches BIM-Handbuch wäre als erster Schritt häufig schwer zu pflegen. Wo konkrete Projektanforderungen bestehen, müssen diese allerdings von Beginn an berücksichtigt werden. Der bürointerne Einstieg und die Anforderungen eines Auftraggebers brauchen einen gemeinsamen, realistischen Rahmen.

Auch ohne eigenen BIM-Manager braucht das Thema einen Verantwortlichen. Dieser bündelt Fragen, koordiniert Anpassungen und achtet darauf, dass Entscheidungen dokumentiert werden. Der Inhaber stellt Zeit bereit und entscheidet über Prioritäten. Ein weiterer Mitarbeiter sollte die wesentlichen Abläufe nachvollziehen können. Schulungen richten sich am gewählten Anwendungsfall aus und werden zeitnah an einer echten Aufgabe angewendet. Gerade bei digitalen Schulungen gehört dafür ein ungestörtes Zeitfenster mit anschließender Übungszeit zur Planung.

Erfahrungen auswerten und gezielt weiterentwickeln

Warten Sie mit der Auswertung nicht bis zum Projektabschluss. Kurze Besprechungen an vereinbarten Prüfständen zeigen früh, welche Regeln funktionieren und wo die Bearbeitung stockt. Halten Sie jeweils das Problem, seine Ursache und die beschlossene Änderung fest. Wenn eine Tür in der Liste fehlt, kann das etwa an der Modellierung, einer fehlenden Eigenschaft oder einem ungeeigneten Filter liegen. Erst diese Unterscheidung ermöglicht eine brauchbare Korrektur.

Bewährte Anpassungen fließen in die Vorlage und das kurze Arbeitsdokument ein. Für das nächste Projekt wird eine nachvollziehbar benannte Version verwendet. Projektspezifische Sonderlösungen sollten Sie dabei bewusst prüfen, bevor sie zum Bürostandard werden. So entsteht schrittweise eine gemeinsame Arbeitsgrundlage. Der nächste Anwendungsfall folgt, wenn der erste ausreichend stabil läuft und auch von einem Kollegen bearbeitet werden kann.

Ob der Einstieg funktioniert, zeigt sich an konkreten Beobachtungen: Die vereinbarte Liste ist vollständig, Änderungen lassen sich prüfen und Rückfragen zu ihrer Erstellung nehmen ab. Ebenso aufschlussreich ist, ob Mitarbeiter Regeln ohne ständige Hilfe anwenden können. Vergleichen Sie den Aufwand für Erstellung, Kontrolle und Nacharbeit an mehreren ähnlichen Aufgaben. Eine einzelne schnelle Auswertung belegt noch keinen dauerhaften Nutzen.

Externe Begleitung ist sinnvoll, wenn das Büro bei der Zielwahl, der Vorlage oder wiederkehrenden Modellproblemen nicht weiterkommt. Ein Berater kann Ursachen eingrenzen, Schulungsbedarf erkennen und einen passenden Test vorbereiten. GSN kann dabei mit Analysen, Beratung und Schulungen unterstützen. Entscheidungen über Prioritäten und die verbindliche Arbeitsweise bleiben im Büro. Gute Begleitung befähigt die Mitarbeiter, die entwickelten Abläufe anschließend selbst zu pflegen.

Mit einer konkreten Aufgabe beginnen

Ein sinnvoller BIM-Einstieg ist klein genug für den Büroalltag und verbindlich genug, um daraus zu lernen. Reservieren Sie als ersten Schritt 60 Minuten mit den beteiligten Mitarbeitern. Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe aus einem aktuellen Projekt und notieren Sie das gewünschte Ergebnis, den Verantwortlichen und einen ersten Prüftermin. Damit entsteht eine belastbare Grundlage für die nächsten Entscheidungen über Vorlage, Schulung und Pilotumfang.

Wie kleine Büros mit BIM sinnvoll beginnen

Erst die eigene Arbeit verstehen, dann ein Ziel setzen

Ein Pilotprojekt wählen, das Lernen zulässt

Wenige Standards, die im Alltag tragen

Erfahrungen auswerten und gezielt weiterentwickeln

Mit einer konkreten Aufgabe beginnen

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